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即レスは脳を破壊する-脳科学的に効率の良いメールの返信は

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はい、どうも。ヤマダカワウソだよ。今日も頑張っていこう。

 

社会に出ている人の多くは、『即レス』という言葉を聞いたことがあるだろう。

簡単に言うと、メールやLINEを受信したら速攻で返信するという行為だね。

 

一見仕事ができる人がやるイメージがあるけれど、いろいろ調べていくと、実はそうではないようだ。

さらには、即レスによって、脳機能が低下し、むしろ仕事ができない人になってしまうかもしれないんだ

今回は、即レスの効果について、主に脳科学的な観点から考えていこう。

 

 

即レスとはどういう行為か

即レスする人が仕事ができるとは限らない

まずは、即レスとはどのような行為か、改めて確認しよう。

コトバンクの説明によれば、

電子メールの受信後、即座に返信すること。掲示板(BBS)の書き込みに対して即座に返事を書くこと。また、その返信や返事。

 

という意味だそうだよ。

現在では、電子メールだけでなくてLINEなどのメッセージアプリの返信も含まれるだろうね。

そんな即レス。堀江貴文さんなどのビジネスマンは、「仕事ができる人は即レスをする」という意見を持っている。

 

しかし、マッキンゼーの調査を見れば、はたしてその通りなのかをうたがわざるを得ない。

というのも、何とメール処理だけで1日のうち平均で2時間15分を浪費してしまっているというんだ。

 

一日8時間労働として、28.1%をメールの対応に追われているということになるね。

もしもこれが1時間に短縮できたならば、同じ効率で仕事をしても、それだけで生産性は1.21倍も向上する。

 

さらに言えば、即レスに対する意識をしすぎると、手元の仕事に集中できなくなるよね。

そうなると、それだけで効率は悪くなる。

 

データに基づいて考えると、即レスが必ずしもいいわけではないようだね。

 

間違った即レスは脳機能を低下させる

マルチタスクの罠

さらに言えば、即レスすることで、一時的には上司からの評価は良くなるかもしれないけれど、長期的に見ると、むしろ即レスによって仕事ができない人間になってしまう恐れがあるんだ。

なぜそうなるのか、キーワードは『マルチタスク』だ。

 

一般に、マルチタスクとは、同時に複数のことをすることだと思われているね。

しかし、脳科学的には、短時間で多くのことをするのも、マルチタスクと同じ効果が脳に発生するんだ。

 

正確には、マルチタスクをしている、例えば歩きスマホという行為で歩行とスマホを同時にしているように思っていても、脳の中では「歩行」のモードと「スマホいじり」のモードとが高速で切り替えられるスイッチング)。

これとおなじように、即レスだって、『今まで集中していたやっていた事業→メールを読む→返信する→事業に戻る』という、複数の行為をしているから、実質マルチタスクなんだ。

 

それで、この『行動の切り替え』が、脳にとっては結構な負担なんだ。

 

さらに、即レスする場合によっては、この負担がより重くなる。

それが、マルチメディアタスキングだ。

これは、例えばテレビを見ながらスマホを見たり、PCを見ながらiPadを操作したりのように、複数のデジタル画面を同時に見る行為だ。

即レス中毒者の中には、テレビを見ている時にメールが来たら、テレビをつけたまま、PCかスマホで返信する人がいるのではないかな。

 

オレゴン大学の研究では、このマルチメディアタスキングが、普通のマルチタスク以上に脳に悪影響を与えるということが判明した。

普通の即レスでさえ脳機能を著しく低下させるのに、テレビやPCを見ながら即レスするのは、、自ら頭をわるくして、会社の負担を大きくしている行為にすぎない。

 

なんでもかんでも即レスするのは、よした方がいいね。

 

脳を破壊しない即レスの方法

即レスを『自動化』させる

とはいっても、現実の社会では、即レスをした方が受けがいい場合もある。

というか、多くのビジネスマンは即レスに高い評価をつけているね。

 

では、どうすればいいだろうか。

ここで、「即レスは脳を破壊するので」と言い訳して、即レスを送るのを止めるのは印象最悪だろう。

 

オススメするのは、メールの自動化だよ。

少なくともメールであれば、「(このメールは自動返信です)ご連絡ありがとうございます。ただいま仕事に集中しておりますゆえ、30分後にお返事いたします」などと自動で返信できるよう設定しておけば、少なくともマルチタスクをする必要はなくなるね。

LINEでの自動即レスの方法は知らないけれど、知っている知り合いであれば、あらかじめ即レスができないということを説明しておこう。

 

 

まとめると

即レスはマルチタスクと同様、脳の大量スイッチングをおこし、脳機能を低下させる。

メールの返信を自動化するなどして、なるべく手動による即レスの回数を減らすことが、長期的に会社で生き残るための秘訣ではないだろうか。

 

今回はここまでだよ。

マルチタスク社会を生きる現代人だからこそ、あえてシングルタスクを積極的にやろう(^●ω●^)

 

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